Quản lý nhóm khi làm việc từ xa hiệu quả

Làm việc từ xa là một hình thức làm việc ngày càng phổ biến, nhưng cũng đặt ra nhiều thách thức về hiệu quả. Đối với những người quản lý thì việc quản lý nhóm làm việc từ xa hiệu quả là mục tiêu và nhiệm vụ hàng đầu.

Quản lý nhóm khi làm việc từ xa hiệu quả

Những thách thức chung khi làm việc từ xa

Có rất nhiều khó khăn xảy ra khi áp dụng hình thức làm việc từ xa, dưới đây là một vài thử thách điển hình mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng có khả năng gặp phải:

• Thiếu sự giám sát trực diện
• Thiếu khả năng tiếp cận thông tin
• Giãn cách xã hội
• Mất tập trung ở nhà
• Các vấn đề về công nghệ và thiết bị

Mẹo quản lý nhóm khi làm việc từ xa tốt hơn

Mặc dù làm việc từ xa có thể nhiều thách thức, nhưng cũng có những giải pháp tương đối nhanh chóng và ít tốn kém mà các nhà quản lý có thể làm để dễ dàng chuyển đổi.

1 - Lên lịch điểm danh hàng ngày

Các nhà quản lý thành công trong quản lý nhóm làm việc từ xa có xu hướng sử dụng thêm các công cụ phần mềm họp online thường xuyên hơn để thiết lập tương tác trực diện. Vì thế, nếu bạn là nhà lãnh đạo cũng nên cân nhắc các công cụ này và thiết lập các cuộc họp video định kỳ!

2 - Tăng cường giao tiếp

Khi làm việc từ xa, mỗi người sẽ bận rộn trong không gian riêng của bản thân sẽ khiến tình trạng thiếu kết nối giao tiếp có thể trầm trọng hơn! Do đó, là nhà lãnh đạo bạn nên tiên phong giao tiếp nhóm với các thành viên khác! 

Hướng dẫn các thành viên của nhóm cách giao tiếp hiệu quả khi qua tin nhắn và email vì điều này cũng tạo nên hiệu quả khác biệt và khó khăn hơn với giao tiếp trực tiếp!

3 - Tận dụng công nghệ

Hiện tại, hầu hết chúng ta đã bị buộc phải đi theo con đường chuyển đổi kỹ thuật số mà hầu hết các tổ chức có thể mất vài tháng, nếu không phải là nhiều năm để áp dụng. 

Các công cụ như Zoom, Google Hangouts và Microsoft Teams - mà hầu hết các bạn đang sử dụng hàng ngày - cung cấp các nền tảng đơn giản để giải quyết các mẹo 1 và 2.

4 - Thiết lập các quy tắc tham gia

Làm việc từ xa trở nên hiệu quả và hạnh phúc hơn khi các nhà quản lý đặt ra kỳ vọng về tần suất, phương tiện và thời gian giao tiếp lý tưởng cho nhóm của họ.

Ví dụ: Sử dụng Zoom cho các cuộc họp đầu giờ hàng ngày, nhưng sẽ sử dụng Skype khi có việc gấp. 

5 - Quản lý kỳ vọng

Thiết lập và phân chia các mục tiêu và kỳ vọng thích hợp cho tình huống hiện tại một cách rõ ràng và yêu cầu phản hồi để đảm bảo sự liên kết là điều hoàn toàn cần thiết. Đừng chủ quan cho rằng nhóm đã hiểu rõ họ cần tập trung sức lực vào đâu.

6 - Tập trung vào kết quả hơn các hoạt động

Sau khi đã xác định rõ ràng các mục tiêu và kết quả mong muốn, cho phép nhân viên (được đào tạo và nguồn lực để thực hiện) phát triển một kế hoạch thực hiện của riêng họ giúp nâng cao tính sáng tạo và tự chủ. 

7 - Xác định mục đích của những kết quả đó

Trên một chiến trường mới, với những sáng kiến ​​mới, thách thức mới, cùng với vô số sự không chắc chắn và phức tạp, khi làm việc từ xa thì đảm bảo mọi người đều biết mục đích chung và vai trò của họ trong việc đạt được thành công là nền tảng của hiệu suất cao.

8 - Cung cấp nguồn lực

Không có “chỉ huy” vĩ đại nào đưa quân đội của họ vào cuộc chiến mà không có sự huấn luyện và vũ khí thích hợp. 

Bạn thường xuyên lắng nghe các nhu cầu của thành viên trong nhóm về trang thiết bị và các công cụ cần thiết để thực hiện công việc. 

Chuẩn bị cho các giải pháp backup (dự phòng) để hỗ trợ các vấn đề về nguồn lực của nhân viên khi làm việc từ xa.

Xem tiếp 5 phương pháp quản lý nhóm làm việc từ xa còn lại ở bài viết gốc theo nguồn dưới đây

NGUỒN: https://growupwork.com/blog/ky-nang-lam-viec/quan-ly-nhom-khi-lam-viec-tu-xa-557